Økonomi – analyse og styring

Vi forholder os til tallene og hjælper virksomheder med at forbedre økonomien, øge indtjeningen, skabe et bedre resultat på bunden og til at forbedre likviditeten.

Med udgangspunkt i et korrekt og ajourført bogholderi, har virksomheden et retvisende billede af virksomhedens økonomiske status. Det kan være virksomheder, som enten har en intern bogholderifunktion, og det kan være virksomheder, som har outsourcet bogholderifunktionen.

Med afsæt heri, kan den afstemte balance danne grundlag for at forholde sig til tallene, herunder sammenligne med budgettal og med sidste års tal samt danne grundlag for at foretage relevante økonomiske analyser. På den baggrund kan det vurderes, hvor virksomheden eventuelt kan optimeres for at opnå bedre resultater samt bedre økonomi i helhed.

Ydelsen indenfor økonomifunktionen består dels i en analysedel og dels i aktiv sparring og rådgivning i forhold til optimering. Hvor bogholderifunktionen håndterer og varetager bagudrettede transaktioner og handlinger, bidrager økonomifunktionen til mere fremadrettede handlinger og tiltag. I de fremadrettede handlinger kan der ligge en forventning til de fremadrettede resultater – og økonomiske mål, og bistand til udarbejdelse af realistiske budgetter kan være/blive et behov.

Behovet for assistance indenfor økonomifunktion kan spænde fra assistance med udarbejdelse af budget 1 gang årligt til løbende opfølgning og assistance op til 2 dage per om uge. Selve rapporteringsdelen vil typisk spænde fra månedlig opfølgning til kvartalsvis opfølgning. Behov og tidsforbrug vil afhænge af virksomhedens størrelse og kompleksitet – og ikke mindst behov.

For nogle virksomheder kan behovet for lejlighedsvis assistance opstå. Det kan være tilfælde, hvor en fastansat økonomi- eller regnskabschef bliver langtidssygemeldt, tager på orlov eller i forbindelse med medarbejderskift. Der kan også opstå tilfælde, hvor virksomheder har behov for ekstraordinær assistance, fx ved udarbejdelse af budgetter, etablering af rapporteringsmodel, særlige analyser mv..

Ydelsen vil typisk have størst effekt og give mest mening, når den udføres hos kunden selv, da den indsigt og fornemmelse, der herigennem opnås, bidrager til at yde den bedste rådgivning og sparring.

Fordele

Mange virksomheder har ikke en økonomichef/regnskabschef eller kompetencer internt til at varetage opgaver, som henhører under en økonomifunktion. Mange virksomheder har heller ikke outsourcet funktionen, men driver virksomheden efter bedste evne og overbevisning og får måske en gang årligt – eller på anmodning – input og rådgivning fra deres revisor.

Der kan være stor værdi i løbende at få set virksomhedens økonomiske status efter med objektive øjne. For det første er det vigtigt, at virksomheden løbende har et retvisende billede af deres virksomhed for at kunne drive virksomheden optimalt og for at kunne træffe beslutninger på et korrekt grundlag. Det giver vished og tryghed og virksomheden undgår ubehagelige overraskelser – også på tidspunkter, hvor det er for sent at agere. Når først, der er røde tal på bunden eller på bankkontoen, så kan der være lang vej tilbage.

Det kan betale sig at være på forkant, og der er altid plads til at gøre tingene endnu bedre – selvom der er sorte tal på bunden og penge på kontoen.

På baggrund af den løbende retvisende rapportering, foretages økonomiske analyser af virksomheden. Analyserne tilpasses efter de områder i virksomheden, som der skal rettes fokus på. Det kunne for eksempel være:

  • Hvorfor tjener vi ikke nok på mine varer/ydelser?
  • Hvorfor har vi underskud, når omsætningen er steget?
  • Hvilke varer/ydelser tjener vi penge på?
  • Hvilke varer/ydelser tjener vi IKKE penge på?
  • Hvor kan vi reducere vores omkostninger?
  • Vi har penge på kontoen, hvorfor har vi så underskud?
  • Vi synes det går godt, men vi har ikke nok penge på kontoen?
  • Hvordan øger vi kapital til at kunne vækste/investere?
  • Hvordan kan vi forbedre vores likviditet?

Samarbejde med daglig ledelse

Det er en proces at arbejde med økonomistyring, hvor der løbende skal drejes på knapper for at styre virksomheden i den retning, som ønskes. Processen inddrager den daglige ledelse for dels at kunne finde årsagssammenhænge og del for at opnå det fulde udbytte af de tiltag, der skal til for at forbedre den økonomiske situation. Tallene fortæller i første omgang hvilke områder i virksomheden, der kræver nærmere undersøgelser og analyser, men det er i det efterfølgende arbejde og dialog med den daglige ledelse, at årsager og løsninger findes og besluttes.

Opgaver indenfor økonomifunktion

  • Beregning af relevante nøgletal på resultat og balance
  • Beregning af omsætning og avance opdelt på produkter, ydelser, projekter, geografi, medarbejdere mv
  • Beregning af aktivitetsbaseret omkostningsfordeling
  • Beregning af relevante KPI’ere
  • Arbejdsprocesbeskrivelser
  • Effektivisering af arbejdsprocesser/interne forretningsgange
  • Belyse hvor/hvordan selve driftsresultatet kan optimeres
  • Optimering af likviditetsstyring
  • Optimering af debitor- og kreditorstyring
  • Optimering af lagerstyring
  • Optimering af projektstyring
  • Optimering af time/sagsstyring
  • Definering af rapporteringsmodeller
  • Udarbejdelse af rapportering til ledelse, hvor analysedelen og optimeringdelen sammenfattes
  • Opfølgning og kommentarer til rapportering
  • Beregning af forecast på baggrund af realiserede tal og budget, herunder ændringer i budgetforudsætningerne
  • Rapportering som grundlag for ledelsesbeslutninger
  • Udarbejdelse – eller assistance med udarbejdelse – af budget
  • Budgettering i sammenhæng med strategi, KPI’er, mål mv